El IVA no es tuyo: entiéndelo de una vez
Esta es la primera cosa que tienes que grabarte: el IVA que cobras a tus clientes no es tu dinero. Eres un recaudador para Hacienda. Lo cobras, lo guardas y se lo entregas cada trimestre.
¿Suena simple? Pues es donde más autónomos la pifian. Se lo gastan pensando que ya lo arreglarán después, y luego llega el día 20 del trimestre y no tienen para pagar.
Nada más cobrar una factura, separa el IVA en una cuenta aparte. Si cobras 1.210 euros (1.000 + 210 de IVA), esos 210 euros no son tuyos. Apártalos ese mismo día.
Los tipos de IVA en España:
- General: 21 % (la mayoría de servicios y productos)
- Reducido: 10 % (alimentación, transporte, hostelería)
- Superreducido: 4 % (pan, leche, medicamentos, libros)
- Exento: 0 % (sanidad, educación, seguros, operaciones financieras)
IVA repercutido vs IVA soportado: la resta mágica
Oye, que esto es más fácil de lo que parece:
- IVA repercutido: el que tú cobras en tus facturas a clientes.
- IVA soportado: el que tú pagas cuando compras algo para tu actividad.
Lo que pagas a Hacienda cada trimestre es la diferencia: repercutido menos soportado.
Trimestre de Sandra, diseñadora gráfica:
- Ha facturado 9.000 euros + IVA 21 % = 1.890 euros de IVA repercutido
- Ha pagado en gastos deducibles: 600 euros de IVA soportado (ordenador, software, coworking, material)
- Resultado: 1.890 - 600 = 1.290 euros a pagar a Hacienda
Y si un trimestre has pagado más IVA del que has cobrado (por ejemplo, porque has comprado un equipo caro), la diferencia queda a tu favor para compensar en los siguientes trimestres.
Pero cuidado: no todo el IVA que pagas es deducible. Solo puedes deducir el IVA de gastos directamente relacionados con tu actividad profesional. El IVA de una cena con amigos no cuela, por mucho que hablaseis de trabajo.
Modelos y plazos: el calendario del autónomo
Los modelos que te van a acompañar toda tu vida como autónomo:
- Modelo 303: declaración trimestral de IVA. Se presenta los primeros 20 días de abril, julio, octubre y enero (este último hasta el 30).
- Modelo 390: resumen anual del IVA. Se presenta en enero junto con el último 303.
- Modelo 349: solo si haces operaciones con otros países de la UE (intracomunitarias).
El 35 % de las sanciones de Hacienda a autónomos son por presentar el modelo 303 fuera de plazo. El recargo por retraso va del 1 % (primer mes) al 15 % (más de 12 meses), más intereses de demora del 4,0625 %.
Fechas clave para tu calendario:
- 1-20 de abril: 1er trimestre (enero-marzo)
- 1-20 de julio: 2o trimestre (abril-junio)
- 1-20 de octubre: 3er trimestre (julio-septiembre)
- 1-30 de enero: 4o trimestre (octubre-diciembre) + modelo 390
Lleva un control trimestral de tus ingresos y gastos con el gestor de transacciones para que no te pille el toro.
¿Qué IVA puedes deducirte y qué no?
Aquí es donde muchos autónomos se meten en líos. La regla general: solo es deducible el IVA de bienes y servicios afectos a tu actividad profesional al 100 %. Pero hay zonas grises:
- Siempre deducible: material de oficina, software profesional, hosting, publicidad, formación relacionada, asesoría fiscal.
- Deducible con matices: teléfono móvil (solo la parte profesional, generalmente el 50 %), gasolina (si usas el coche para trabajar, máximo 50 %), comidas de trabajo (con factura completa y justificación).
- No deducible: ropa normal (salvo uniformes), alimentación personal, gastos del hogar no justificados, ocio.
El gasto del vehículo solo es deducible al 50 % del IVA, salvo que sea un vehículo de uso exclusivamente profesional (transporte, reparto, taxi). Y Hacienda lo comprueba.
Si trabajas desde casa, puedes deducir una parte proporcional de los suministros (luz, internet, agua) correspondiente a los metros cuadrados que uses como despacho. Necesitas el modelo 036 actualizado.
Para llevar el control de todo esto sin volverte loco, apóyate en la calculadora de presupuesto separando gastos personales de profesionales.